Ratios en gestión financiera

Las firmas de servicios regularmente inician midiendo los ingresos a través de las horas trabajadas. Ponemos énfasis en la importancia de ingresar las horas en un sistema o en una hoja de cálculo, para que esas horas luego se puedan convertir en datos para análisis y toma de decisiones. Es importante mirar esas cifras todos los meses, porque representa nuestro trabajo en proceso y es nuestro único “inventario”. Y además sabemos que la esencia de ingresos está entre las horas trabajadas, facturadas y colectadas. Hasta ese punto, más o menos todos estamos bien.

Los números lucen bien, todos los colaboradores están comprometidos y reportando el tiempo diario o semanal, pero al final de tres distintos períodos, con la misma cantidad de colaboradores y mismos gastos fijos, el beneficio es diferente. Entonces comenzamos a buscar las llamadas “banderitas rojas” para identificar porque bajaron los ingresos.

Las horas reportadas representan un hibrido entre las facturables a los clientes y las horas dedicadas a las actividades de marketing o las llamadas horas internas o “overhead”. Para las primeras, facturables, regularmente establecemos los parámetros o las metas, que deben ser alcanzables y realizables. Dejamos al mismo tiempo, un tiempo razonable para las internas. El objetivo dependerá de la jornada laboral, pero también de los beneficios que tienen los colaboradores, es decir, cantidad de días de vacaciones flexibilidad o días libres. Dependiendo las métricas iniciales, se establecerán los objetivos, los parámetros para el presupuesto, tarifas y finalmente los paquetes de compensación individuales de cada integrante del equipo. El primer parámetro que medimos es la llamada utilización, esa representa la relación que existe entre la cantidad de horas que dedicamos al trabajo en los casos y los objetivos establecidos. Los porcentajes por debajo del 95% ya deberían de generar una “alerta”.

La realización de las horas registradas representa el valor enviado en la factura dividido entre el valor estándar, es decir, esas horas registradas multiplicadas por las tarifas regulares estándar. Si tenemos sistemas, podemos mediarlo todo a través de horas. Si la realización del trabajo representa porcentaje menor del 90, ya es nuestra segunda “banderita”. Independientemente del método de facturación, por instancia, por iguala, por proceso, o por hora, el valor enviado en la factura incide directamente en la realización del trabajo realizado. Como líderes de los casos, somos responsables de monitorear los procesos y los equipos para mantener este indicador bajo control.

Las facturas están en proceso de cobro y los clientes comienzan a solicitar descuentos. En general, son aceptables los descuentos de hasta el 3% del total de las facturas enviadas. Medidos en términos totales del valor estándar de hora, no debería de estar debajo del 83%. En cuando al total de nuestras cuentas por cobrar, “alerta” son las cuentas con antigüedad mayor de los 180 días cuyo valor representa el 25% del total de Cuentas por Cobrar de la oficina.

Un factor importante para monitorear el uso de nuestros fondos líquidos para los gastos incurridos a favor de los clientes. Si no contamos con los sistemas y procesos establecidos, monitorear se pude tornar inexacto o agotador.

Al principio mencionábamos los casos en proceso, si el valor de casos en proceso con antigüedad mayor a 180 días representa el 15% del valor total de los casos en proceso, es otra "banderita roja" a evitar.

A veces puede existir una percepción errada sobre beneficios, relacionándolos con los ingresos. Dos firmas de abogados pueden tener mismos ingresos, pero los factores arriba señalados inciden directamente en el beneficio neto que al final de cada período queda a los accionistas para la distribución.

La ecuación además se complica porque las oficinas de abogados regularmente distribuyen los beneficios sobre los valores recolectados y los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados no admiten estados financieros modificados en base de efectivo o llamados modified cash basis financial statements, por lo que regularmente a lo internos a los socios se les preparan dos, usando ambos métodos para un mejor proceso de toma de decisiones.

Angelina Angelov